Большинство студентов перед началом очередного семестра ставят перед собой задачу “начать продуктивно учиться”. На деле это получается почти никогда, поэтому мы публикуем советы для продуктивной работы от Дениса Елкина — выпускника МФТИ, Руководителя направления технического сопровождения клиентов в myTarget, Mail.Ru Group.
Жизнь студентов – сплошной кавардак. Лекции, семинары, домашки, контрольные, зачеты, рефераты и курсовые. Десяток разных предметов, за которыми постоянно нужно следить. А еще ведь хочется и немного личной жизни! В итоге все приходится делать в последнюю ночь, не высыпаясь и каждый раз обещая себе делать все заранее. Отладить свою систему управления временем и задачами непросто. Вот несколько советов от выпускника МФТИ, Дениса, который кое-что в этом понимает.
Смирись с тем, что ты человек.
Первое, что начинают делать люди, занимаясь тайммендментом – выжимать пользу из каждой минуты. Это не совсем правильно. Нужно помнить, что мы не хотим становиться машинами для решения задач. В первую очередь, мы хотим быть людьми. Любите себя. Если вы не включаете отдых в свой график и работаете на пределе каждый день – скорее всего, долго вы так не протянете. Любая система задач должна быть гибкой. Таск менеджер должен быть вашим помощником, а не хозяином. Мы любим сидеть в социальных сетях во время работы. Никто не признается, но все делают. Важно понять, что это нормально. Найдите баланс между тем, когда надо работать, а когда можно позволить себе полениться.
Составь список.
Я составляю сразу два: один на день, другой на неделю. Туда попадают абсолютно все задачи. От “Запросить статистику для отчета” до “Заправить автомобиль” и “Купить билеты в кино и цветы”. Список нужно просматривать хотя бы два раза в день: утром и вечером. Пока ты едешь на работу, можно успеть сделать кучу дел: написать каркас статьи, ответить на письма, посмотреть информацию в интернете. Если вы просматриваете список задач утром, к приезду в офис уже успеваете все немного разгрести. Точно также и вечером можно успеть разобрать мелкие текущие дела. Список, который всегда под рукой, помогает использовать кванты времени для работы. Пока стоишь в очереди в столовой, пока едешь в лифте, пока ждешь друзей на станции метро… Если их использовать для решения рабочих вопросов – можно освободить от них более осмысленное время, и потратить его на крупные задачи или отдых.
Не стоит разбивать задачи на разные списки. Намного удобнее держать их в все в одном таск-менеджере. Можно залить стеклоомыватель в машину, когда ты выезжаешь из офиса домой, и не страшно, что это задача для дома, а не для работы. Если задачи в разных списках – велик шанс что-то “продолбать”. Сидя дома на кухне во двор за машиной пойти не захочется. Чтобы выполнить особо противные пункты, можно себя наградить за их выполнение. Придумать игру или ритуал, который их скрасит. Мне доставляло удовольствие зачеркивать номер задачи в списке домашнего задания (в “задавальнике”) по мере решения. Нужно проводить периодические чистки списка. Если задача кочует из недели в неделю – с ней что-то не так. Скорее всего, она неправильно сформулирована, но может быть, ее нужно кому-то делегировать или она вообще не нужна.
Правильно формулируй задачи!
Формулировка часто важнее, чем составление списка. Задача должна быть первым шагом на пути к решению проблемы. Если у вас в плане стоит огромное дело, например, “Сделать презентацию” – вы за него никогда не возьметесь. Будете делать другие до последнего. Это все равно, что поставить задачу “Выучить китайский язык”. Но если вы пишете: “Написать пять тезисов, которые войдут в презентацию” – шансы повышаются. Теперь это можно сделать за 15 минут. Точно также можно написать: “Спросить у Васи, с кем он занимался китайским” – первый шаг к знанию нового языка. После первого шага можно сразу браться за второй, а когда вас отвлекут – записать в список следующий. Даже если у вас не получится погрузиться в состояние потока – работа сдвинется с места.
Упражняйся.
Есть несколько хороших упражнений, которые помогают настроить мозг на работу.
Ежедневный отчет. Это упражнение желательно делать постоянно. Каждый день вечером нужно отвоевать у мира 5-10 минут и кратко расписать день, ответив на три вопроса:
- Что было сделано?
Этот пункт помогает бороться с ощущением “бесполезности” дня. Бывает, что приходишь домой и чувствуешь: “Вроде бы, целый день пахал, а ничего не сделал”. Если кратко расписать основные этапы дня, появится обратное ощущение: “Как я это все успел!?”.
- Что можно улучшить?
Этот пункт помогает вам расти. Для каждой задачи из получившегося списка придумываете апгрейд.
- Инсайт дня!
Этот пункт не относится к работе. Здесь нужно понять, как ты продвинулся за этот день как человек. Чем ты стал сегодня лучше, чем ты вчерашний. Это может быть как простая мысль в духе: “Вася крутой, с ним интересно общаться, надо бы почаще!”, так и философское изречение. Главное, не затягивать. Не идет умное – пиши банальное.
Главное – научиться делать отчет быстро. Тратить каждый день полчаса – жалко. Так упражнение не приживется. Пишите только самое важное.
Хронометраж. Это упражнение очень энергозатратно, но очень хорошо встряхивает. Наш мозг – однозадачный процессор. В один момент времени он погружен в одну проблему. Если проблема меняется – нужно записать текущее время. В итоге получится список:
10.00 – пришел на работу, проверяю почту;
10.07 – пришел Петя, пошли пить чай;
10.47 – вернулся к работе, разбираю почту;
11.00 – пошел на обед;
Главное, постараться в такие дни по-честному жить обычной жизнью. Тогда эффект от упражнения будет максимальный – волосы встанут дыбом и захочется что-то срочно изменить. Делать хронометраж больше двух дней подряд – очень тяжело и бессмысленно. Можно пройти его в начале, чтобы понять, куда уходит время. Или использовать, когда совсем разленился и что-то продолбал.
Почитай про другие техники.
Я много занимался вопросами постановки задач и управления временем. Мне больше всего понравилась “Джедайская техника пустого инбокса” Макса Дорофеева. Если кратко, у вас есть несколько инбоксов: почта, телефон, мессенджеры. Их нужно держать пустыми. Каждый инбокс вы читаете в отведенное для этого время. Письма и сообщения превращаете в задачи, которые лежат уже в одном списке. Еще одна техника – “Тайм драйв” Глеб Архангельского. Но чтобы встроить ее, нужно очень много самоконтроля.
Смешивай, но не взбалтывай!
Скорее всего, ни одна из техник не подойдет вам целиком. Из каждой вы возьмете что-то свое и построете ту, которая будет работать для вас. Если что-то не приживается, возможно, оно того не стоит. Техника должна быть твоим помощником и другом, а не хозяином и мучителем.
Используй приложения.
Для планирования задач я использую приложение Mind Master. О нем подробно рассказывается в курсе Макса Дорофеева. Для работы в некоторых командах мы используем Trello и корпоративную JIRA. Недавно Технотрек делал подборку и о других полезных приложениях.
Об авторе.
Я работаю в техническом департаменте MyTarget. Помогаю крупным клиентам в построении рекламных кампаний, отвечаю на технические вопросы и руковожу командой из шести человек. Каждый день на меня сваливается огромное количество информации (около 100 писем в день только в почте). На большинство писем можно не отвечать – нужно просто быть в курсе. Остальное – задачи от клиентов, коллег, подчиненных и начальника. Они бывают маленькими – посмотреть что-то или спросить, а бывают и уровня небольших проектов – подготовить презентацию для клиента. Задачи выполняю не только я. Чтобы мы подготовили презентацию, программист должен выгрузить статистику из базы данных, а дизайнер – нарисовать инфографику. Много кураторской работы: нужно построить процесс так, чтобы он был оптимальным и проконтролировать каждый его шаг. Любая мелочь, провалившаяся сквозь сетку системы задач, может оказаться фатальной. Если забыть про презентацию и выгрузить статистику в последнюю ночь, дизайнер ничего не нарисует, потому что он спит по ночам. В такой обстановке приходится строить подходящую систему и постоянно искать свежие решения. Восьмого февраля в 18:30 я буду участвовать в Дне открытых дверей Технотрека. Там я расскажу другие полезные лайфхаки и отвечу на появившиеся вопросы.